Gestión de presupuestos
Hay doce presupuestos abiertos. Nadie sabe cuál espera a ingeniería. Ponga estado, responsable y etapa en cada operación en el CPQ.
Quote management · pipeline
Quotes as commercial objects · not files
| Quote | Customer | Owner | Ver | Value | Status | Updated |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Q-10482 | Nordic Process | Anna | v3 | €84.6k | Pending approval | 10 min |
| Q-10477 | Bera Systems | Martin | v1 | €82k | Draft | 2 h |
| Q-10461 | ACME | Sara | v4 | €242k | Sent | Yesterday |
What changes
Pipeline abierto
Estado visible en cada presupuesto
Vista única
Comerciales y managers comparten la misma lista
Antes de cerrar
Etapa clara antes de aprobar o traspasar
El reto
Hay doce presupuestos abiertos. Nadie sabe cuál espera a ingeniería.
Un distribuidor de sistemas de aire comprimido gestiona veinte operaciones activas en tres regiones. Los presupuestos viven en hilos de correo, notas del CRM y carpetas compartidas. Dirección comercial pide revisión de pipeline y dedica una hora a conciliar qué presupuestos están en borrador, enviados, pendientes de revisión técnica o parados porque nadie asume el siguiente paso.
Un distribuidor envía solicitud de revisión el martes. Ventas interna crea un PDF nuevo pero no actualiza el registro que sigue el manager. Cuando el cliente acepta el viernes, finanzas abre la versión equivocada porque el presupuesto ganado nunca pasó a cerrado en el sistema que todos consultan.
La generación automática crea documentos desde la configuración. La generación PDF formatea la salida. Las versiones rastrean revisiones de un presupuesto. La gestión de presupuestos es otra cosa: cada presupuesto tiene estado, responsable y etapa visibles en Mercura para que la revisión de pipeline no empiece excavando bandejas de entrada.
Consulta → configuración → precio → aprobación → pedido necesita un registro compartido de dónde está cada presupuesto, no una carpeta de PDF sin etapa asociada.
Cómo funciona
Cómo Mercura gestiona el pipeline de presupuestos
Sales ops define estados y reglas de responsabilidad en Mercura: borrador, pendiente de aprobación, enviado, revisión solicitada, ganado, perdido y etapas personalizadas acordes a su forma de vender. Comerciales, distribuidores y managers abren una lista filtrada por cuenta, región o etapa. La generación automática crea presupuestos desde configuración; esta capacidad mantiene esos registros al día cuando avanzan las operaciones. Las páginas de flujos de aprobación cubren rutas bajo suelo de margen; las de versiones cubren historial línea a línea tras el primer envío. Alguien debe alinear etiquetas de estado con lo que CRM o ERP esperan al cerrar.
One quote object · four aspects
Q-10482 · Nordic Process Systems · MX-440
Created from
MX-440 configuration
Layout
Approved template
Status · owner
Pending approval · Anna
Document
Proposal
This page · Status, owner, and revision tracked on the record · illustrative record
Lifecycle
Status from draft through close
Statuses as documented for quote management · teams can also define custom stages · typical path is illustrative
Pending approval
Waiting on review before it can go out. Linked approval lives on the quote.
Quote detail
Who changed what, on the same record
Illustrative activity for Q-10482 · shows status and owner changes, not a full audit trail
Q-10482
Nordic Process Systems
- Status
- Pending approval
- Owner
- Anna
- Version
- v3 current
Activity
Quote created for Nordic Process Systems · v1
Anna · Earliest
Status changed Draft → Pending approval
Anna · Then
Revision requested on the same record · v2
Martin · Then
Revision saved as v3 · marked current
Anna · Latest
Revisions
One current version, earlier ones kept
Illustrative summary · line-by-line history and compare belong to Quote Versioning
v1
Initial quote from configuration
v2
Revision after customer request
v3
CURRENTCurrent revision
Qué incluye
Qué cubre la gestión de presupuestos
Organise
- Estado y etapa del presupuesto de borrador a cierre
- Responsable y cuenta visibles en cada registro
View
- Vistas de pipeline para comerciales, managers y líderes regionales
- La misma lógica de estado para venta interna, canal y portales
Link
- Enlaces a configuración, precio y aprobación en cada presupuesto
- Funciona con generación automática, PDF, plantillas y versiones
Revise
- Actualización cuando se revisan o reasignan presupuestos
Trace
- Trazabilidad de cuándo cambió el estado y quién lo cambió
La diferencia
Pipeline de presupuestos antes y después del CPQ
Pipeline en bandeja y hoja de cálculo
- 01 Presupuestos abiertos en correo y campos ad hoc del CRM
- 02 Managers no ven qué operaciones esperan a ingeniería
- 03 Canal y venta interna usan palabras de estado distintas
- 04 Presupuestos ganados siguen abiertos hasta que alguien recuerda
- 05 Revisiones de pipeline reconstruyen la lista cada semana
Con Mercura
- 01 Cada presupuesto muestra estado, responsable y última actividad
- 02 Managers filtran por etapa sin abrir cada PDF
- 03 Canal y comerciales actualizan el mismo registro
- 04 Operaciones cerradas pasan a ganado o perdido con fecha clara
- 05 Revisiones de pipeline parten de la lista de presupuestos en CPQ
Aplicación real
Ejemplo de flujo: pipeline de aire comprimido
Un distribuidor de compresores, secadores y paquetes de tratamiento vende vía distribuidores regionales. El pipeline vivía en exportaciones semanales del CRM a hoja de cálculo. Tras centralizar presupuestos en Mercura con etapas definidas, los managers filtran operaciones abiertas por región, ven cuáles esperan revisión técnica y los distribuidores marcan enviado y revisión solicitada en el mismo registro que usa venta interna. Los paquetes ganados cierran en CPQ antes de entrada de pedido sin correo aparte a finanzas.
Impacto en el negocio
Por qué la gestión de presupuestos es disciplina de pipeline, no otro documento
La gestión de presupuestos es cómo el CPQ mantiene honesto el estado de la operación entre configuración y pedido. Complementa generación automática, PDF, plantillas, propuestas, versiones, comparación y flujos de aprobación. Mercura no sustituye su CRM como registro de toda la actividad con el cliente. Alguien debe definir estados y formar a comerciales para actualizarlos. Si el dolor es «generamos presupuestos bien pero perdemos la pista de lo abierto», un pipeline compartido en CPQ alinea consulta, configuración, precio, aprobación y pedido con lo que ventas y finanzas siguen de verdad.
Business impact
Shared pipeline view
Status, owner, and stage visible without inbox archaeology.
Clear current record
Revisions and activity stay on the same quote object.
Clear close
Won and lost stages give closed deals a recorded outcome.
Compare
Quote management vs generation
| Quote Management | Automated Quote Generation | |
|---|---|---|
| Focus | Tracking the quote after it exists | Creating the quote from configuration |
| Moment | As the deal moves to close | When configuration completes |
| Data | Status, owner, and stage | Lines, options, and pricing |
| Question | Where does this quote sit? | Where did these lines come from? |
Generation creates the record; management keeps it current.
Mapa de presupuestos
How building the offer, creating, controlling, formatting, and presenting a quote connect
Status, owner, stage · one shared list
Vea presupuestos abiertos con estado y responsable en una lista
Reserve una demo y abra el pipeline de presupuestos hasta que etapas y responsabilidad sean visibles sin abrir cada PDF.
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