Workflow di approvazione preventivi
Il commerciale ha cliccato Invia su un preventivo quattordici punti sotto il floor di margine. Il cliente aveva il PDF prima che il direttore regionale vedesse la richiesta.
Quote approval · session
Q-10482 · send gate
Approver
Commercial Director
Illustrative policy · not a Mercura default
La sfida
Il commerciale ha cliccato Invia su un preventivo quattordici punti sotto il floor di margine. Il cliente aveva il PDF prima che il direttore regionale vedesse la richiesta.
Un integratore di trasportatori e sortazione vende linee modulari con pacchi azionamento, sensori e servizi installazione. La policy richiede firma direttore regionale per ogni preventivo più di dieci punti sotto floor prima che il cliente riceva il documento. I commerciali esportano ancora PDF da CPQ, li allegano per mail e segnano deal inviato in CRM mentre l'approvazione attende nella inbox del manager.
Finance apprende la violazione lunedì da thread inoltrato. Il cliente ha già firmato. Nessuno prova se il direttore ha approvato lo sconto o se il commerciale ha letto il silenzio come sì. Deal urgenti aggirano la catena. Preventivi a basso rischio attendono giorni perché l'approvatore era in viaggio senza delega configurata.
Gestione sconti fissa limiti e floor di margine. Gestione preventivi segue stato pipeline. Pagine workflow approvazione coprono cambi config, catalogo e regole prezzo. Workflow approvazione preventivi differiscono: controllano se un preventivo configurato può uscire dalle vendite prima che un approvatore nominato accetti margine, profondità sconto o dimensione deal.
Richiesta → config → prezzo → approvazione → ordine richiede gate invio sul preventivo stesso, non un PDF policy aggirato con export manuale.
Come funziona
Come Mercura impone approvazione preventivo prima dell'invio
Sales ops definisce soglie approvazione in Mercura: floor margine, profondità sconto, valore deal, segmento cliente o combinazioni sull'oggetto preventivo. Quando commerciale o dealer clicca Invia, il sistema valuta, blocca output se regola scatta e instrada task all'approvatore configurato con contesto righe completo. Approvatori approvano o rifiutano in CPQ con commento opzionale; commerciale riceve decisione sullo stesso record. Catene multi-livello escalano se seconda soglia supera livello direttore. Delega copre assenza. Ogni decisione timestamp sul preventivo. Pagine gestione sconti definiscono floor; questa capability li applica all'invio.
Threshold policy
Illustrative approval-policy example
Not Mercura defaults · example thresholds for explanation only
Deal value
- Under €50k → No approval
- €50k–€150k → Sales Manager
- Over €150k → Sales Director
Margin
- ≥ 28% → Automatic
- 22–28% → Commercial Manager
- < 22% → Director + Finance
Multi-level routing
Conditional approval chain
NO
Send quote
YES
Sales Manager
↓ deeper exception
Commercial Director
↓ if required
Finance
Cosa include
Cosa coprono i workflow di approvazione preventivi
Trigger
- Trigger per margine, sconto, valore deal o campi custom
- Catene multi-livello con escalation condizionale
Route
- Catene multi-livello con escalation condizionale
- Delega quando approvatore primario non disponibile
Review
- Approva o rifiuta con un clic e commento da qualsiasi device
- Commerciale notificato al completamento o rifiuto
Record
- Traccia decisione sul preventivo: chi, quando, esito
- Approvazioni pending visibili ai manager senza aprire mail
- Invio bloccato fino ad approvazioni richieste complete
La differenza
Invio preventivo prima e dopo workflow approvazione
Approvazioni mail e fiducia
- 01 Commerciali inviano PDF prima che approvatori rispondano then
- 02 Preventivi sotto floor raggiungono cliente senza firma tracciata then
- 03 Deal urgenti aggirano policy con inbox lente then
- 04 Nessuna prova di chi approvò eccezioni margine dopo then
- 05 Manager non vedono approvazioni pending tra regioni
Con Mercura
- 01 Invio bloccato finché approvatori configurati completano review
- 02 Preventivi off-policy non raggiungono cliente senza approvazione
- 03 Routing soglia invia solo deal che richiedono review senior
- 04 Ogni decisione approvazione salvata sul record preventivo
- 05 Manager vedono pending e colli di bottiglia in CPQ
Applicazione reale
Esempio: preventivo sotto floor linea trasportatore
Integratore di trasportatori overhead, moduli sortazione e pacchi controllo vende via commerciali regionali. Commerciali raggruppavano manodopera installazione per progetti automazione magazzino. Preventivi sotto floor approvati in thread mail paralleli; diversi raggiunsero cliente senza firma. Dopo soglie margine e sconto con blocco invio in Mercura, commerciale che costruiva linea sortazione tre zone attivò review direttore quando sconto totale superò policy. Invio restò bloccato fino ad approvazione loggata sul preventivo. Finance aprì stesso record per verificare firma prima inserimento ordine.
Impatto sul business
Perché workflow approvazione preventivi sono il gate invio della policy prezzi
Workflow approvazione preventivi trasformano policy margine e sconto in passo forzato prima che cliente veda documento. Completano limiti sconto, stato pipeline, oggetti approvazione CPQ ampi e log audit. Mercura non sostituisce giudizio commerciale su account strategici o review legale fuori CPQ. Qualcuno deve definire soglie e mantenere liste approvatori. Se dolore è «policy esiste ma commerciali inviano ancora sotto floor», approvazione con blocco invio CPQ allinea richiesta, config, prezzo, approvazione e ordine con ciò che finance può difendere dopo chiusura deal.
Business impact
Margin policy enforced
Send stays blocked until configured approvers complete review.
Faster exception handling
Only deals that cross thresholds route to senior review.
Approval evidence retained
Every decision is stored on the quote record.
Compare
Quote approval vs approval workflows
| Quote Approval Workflows | Approval Workflows | |
|---|---|---|
| Scope | Quotes | Any governed CPQ object |
| Typical trigger | Discount, margin, deal value | Change type, risk, object, policy |
| Typical reviewer | Sales / Finance | Sales, Pricing, Engineering, Product, Compliance |
| Outcome | Quote can/cannot proceed | Change can/cannot take effect |
| Primary use | Commercial policy | Enterprise governance |
Quote Approval is a specialised use case of structured approval — not a more advanced product.
Mappa di governance
How identity, permissions, change, review, publish, history, and evidence connect
Approved quote · send unlocked
Veda preventivi trattenuti finché l'approvatore giusto firma
Prenoti una demo e percorra un preventivo sotto floor bloccato su Invia finché approvazione risulta sul documento.
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